Votre cahier des charges

Ce que vous voyez est ce que vous obtenez

Nous faisons ensemble un état des lieux de votre projet

- Combien de magasins / concessions

- Combien de dates (si des événements en simultanés)

- Objectifs de l'opération (commerciale, promotionnelle ...)

- Dates de la tournée

- Fréquentation par événement

- Budget global à allouer à l'opération

Pourquoi une agence ?

Pour l'organisation d'un Roadshow, les entreprises font appel à nos services pour 3 grandes raisons :

- Pas le temps de s'en occuper

- Pas d'idées notamment de contenu de prestations

- Veulent se garantir la réussite de leur tournée

Nos solutions événementielles

Objectif 1

Etre force de proposition dans les thématiques de prestations demandées, et les solutions d'organisation. Nous souhaitons vous inspirer sur des nouvelles idées et concepts de prestation.

Objectif 2

Vous faire gagner du temps en prenant en charge les missions chronovores, notamment sur le booking de prestataires, la gestion des VHR, plannings, briefings et suivis des équipes en temps réel.

Objectif 3

Vous garantir le bon déroulement sur les opérations, grâce à notre Réseau UP'animations notamment, et tous ces experts locaux. Comme vous, la satisfaction de nos clients est au cœur de notre métier.

Nos réseaux respectifs

UP'animations 

Notre principal réseau de prestataires, partenaires. Notre entité commerciale UP'animations est un réseau régional d'agences réparties sur tout le territoire. Cela nous permets de réduire les frais de déplacement, d'avoir des points de chute de stockage matériel, et d'avoir des antennes de location de véhicules de transport de matériel, et surtout les animateurs en local.

Répartition des rôles

Une organisation simple et efficace

La clé de la réussite, notre répartition des rôles, car il y a des sujets. Que ce soit le premier Roadshow que vous organiser, ou bien que vous ayez déjà mis sur pied dans les années précédentes, nous serions ravis de vous challenger ! La production de décors sur-mesure, le cadrage général, les prestataires annexes (de spectacle par exemple), les plannings, les locations de matériel locales, la gestions des hébergements, de la restauration, mais aussi ... et c'est notre gros point fort, la gestion d'imprévus (météo par exemple)... notre capacité à trouver des solutions pour vous, est reconnue par nos clients !

Les dispositifs possibles

Logistique et mise en avant

Des utilitaires 20m3, des Cars podium, des camions fourgons ou le gros truck américain ?

Nous vous conseillerons la solution qui vous convient et qui alliera transport du matériel nécessaire à la réalisation de vos événements, mais aussi d'avoir une installation événementielle communicante. 

Le choix des contenus

Des animations existantes ?

Vous aurez compris tout au long de ce site Web, que nous avons beaucoup de proposition de prestations à vous soumettre, nous espérons qu'elle vous inspirerons, et qu'elles pourront convenir à la mise en place de votre tournée Roadshow. Nous pouvons évidemment les déclinées et les personnalisées selon vos besoins.

- Sonorisation indispensable

- Animation Micro, idem !

Ensuite, faîtes votre choix dans les catégories d'animations :

- Les prestations SOFT

- Les prestations MEDIUM

- Les prestations HIGH

- Les prestations FOOD

- Les prestations SHOW

- Les prestations GAMES

...

Et / ou des concepts sur mesure ?

Notre entreprise dispose d'un grand local de stockage, mais aussi d'un atelier de fabrication pour les concepts sur mesure. Nous sommes équipés de matériel et machines de découpe pour produire des rendus de qualité et au meilleur tarif. Une imprimante traceur grande taille par exemple, pour les grands stickers personnalisés.

La Team de choc

Les besoins humains et pas que ...

Nous déterminons les besoins humains en fonction des lieux d'événement, donc du nombre de stands possible, ainsi que du nombre de visiteurs attendus, pour enfin nous occuper du recrutement, de la formation si besoin, de la partie administrative et sociale de toutes les personnes nécessaires au bon déroulement des prestations. Evidemment, nous primons notre équipe interne ou nous avons tous les profils de professionnel de l'animation.

- Animateurs

- Hôtesses

- Techniciens logistique

- Chauffeurs

- Régisseurs

Nous gérons tout !

Emargement visiteurs, comptage sur les stands, sécurité, formations sur les ateliers, briefings, recrutement, contrats de travail, suivi...

Votre communication

Large sujet qu'est la communication

Des besoins Web, en réseaux sociaux, des besoins en impression, de la PLV, du flocage ... Nous vous proposerons nos solutions de communication pour la tournée. Oriflammes, Arches, Housses de barrières, Tonnelles floquées, enseigne et impression grand format, bâches tendues sur structure, flocage véhicules, Photocall, nappes de tables, flyers, landing page, vêtements, tee-shirts, casquettes, stylos, tours de cou, mugs, et autres goodies en général. Nous internalisons la partie graphisme avec votre service COM, et nous occupons des impressions chez les différents prestataires si besoin.

Pensez aussi à capter vos évènements, nous vous proposons les services de Photographe, Vidéaste et Montage vidéos, pour vos teasers et autres publications de com.

Personnalisation de nos prestations ... un minimum

Nous mettons un point d'honneur, à véhiculer votre image de marque. C'est pour cela, que tant dans la qualité du matériel, que dans le professionnalisme de nos équipes, nous mettons un point d'honneur à être irréprochable. Nous sommes bien organisé, calé sur les délais d'impression, toujours en lien avec vos équipes de com, pour les validation de BAT etc...

Encore des idées !

On ne va pas vous cacher qu'on adore vous proposer des nouvelles idées de com.

Connaissez vous l'invitation interactive en réalité augmentée de l'entreprise POSQA ? Connaissez vous les lunettes goodies Réalité virtuelle sur Youtube ? Bref, nous avons de quoi faire pour vous !

L'organisation

Les plans d'implantation

Une méthode qui a fait ses preuves, pour éviter toutes les surprises le jour J. Que ce soit des visites de repérage, ou simplement des screens vue satellites, pour définir l'implantation des différents stands, des arrivées d'eau ou électricité. Tout est anticipé

Le rétroplanning

Qui ? Quand ? Quoi ? Où ? Comment ? Combien ? 

Nous anticipons et coordonnons toutes les équipes de A à Z. De l'électricien qui vient poser les coffrets, à l'équipe de ménage du dernier jour. Tout est chapeauté par un chef de projet et ou un référent sur place. Nos plannings, feuilles de route et autres documents d'organisation sont établis au quart d'heure près.

Administratif et devis

Devis détaillé

Nos devis sont détaillés pour que vous obteniez une visibilité claire sur chaque ligne d'achat demandée.

Conditions de vente

Nos conditions de vente sont compréhensibles pour que vous n'ayez aucune mauvaise surprise

Compétitivité Prix

Notre agence s'engage à vous obtenir le meilleur rapport qualité/prix, sur l'ensemble de nos pôles de compétences

Modalités de paiement

Nos modalités de paiement sont à définir ensemble, simples et établies de façon à être toujours à l'heure dans votre organisation

Contrat de prestation

Notre cabinet d'avocats à mis en place un contrat de prestation de services afin que nos prestataires soient irréprochables. Nous gérons la totalité de la partie administratives, déclarations, et salaires.

Attestations et assurances

Nous pouvons vous fournir toutes les attestations nécessaires à l'organisation de votre événement, et au mode opératoire d'intégration de nouveau fournisseur pour votre enseigne. Attestation de régularité de TVA, Attestation de vigilance URSSAF, Assurances RC Pro événementiel.